Wer bis vor ein paar Tagen robothomas.de aufgerufen hat, ist einfach auf der Webseite meiner Firma Lulububu gelandet. Jetzt steht dort eine eigene Seite, und ganz oben steht eine Frage, die ich mir seit Jahren stelle: „Wer erledigt eigentlich den Papierkram?“

Bei uns macht das Robothomas. Er verbindet Jira, die Zeiterfassung, Slack, das Telefon und die Buchhaltung und kümmert sich um all die Folgeschritte, die sonst jemand von Hand erledigen müsste, vom Urlaubsantrag bis zur bezahlten Rechnung. Angefangen hat er als kleines internes Werkzeug. Jetzt ist Robothomas ein Produkt, das wir auch anderen Firmen anbieten.

Ich nehme das zum Anlass, die Geschichte dahinter zu erzählen. Sie steckt in über 7.000 Commits, und sie hat mir etwas beigebracht, das ich am Anfang nicht wahrhaben wollte: Eine Automatisierung wirkt fast nie beim ersten Versuch. Richtig wirkt sie meistens erst im dritten oder vierten.

Im Januar 2023 habe ich hier schon einmal beschrieben, wie ein Tag mit Robothomas aussieht. Damals kümmerte er sich um weit über 100 Szenarien: Er hielt Unteraufgaben zurück, bis ein Feature laut Projektplan an der Reihe war, erinnerte in Slack an fehlende Code-Reviews, organisierte unser Daily Standup und hakte nach, wenn ein Ticket länger als 30 Tage liegen blieb.

Zwei Stellen aus dem Artikel lese ich heute mit einem Schmunzeln. Bei einem Urlaubsantrag hat Robothomas einen passenden Text für die Abwesenheitsnotiz vorgeschlagen, einstellen musste ihn jeder selbst. Und weil unsere damalige Telefonanlage keine Schnittstelle hatte, legte er für jeden Urlaub ein Ticket an, damit ein Mensch die Weiterleitung von Hand umstellt. Beides war Automatisierung. Am Ende saß trotzdem ein Mensch davor und hat geklickt.

Das Repository, in dem Robothomas heute lebt, beginnt am 8. August 2021 mit einem React-Grundgerüst und einer Seite, die unsere offenen Pull-Requests anzeigte. Sie zeigte, wer noch ein Review schuldig war, graute fertige Pull-Requests aus und setzte dem Autor eine Krone auf sein Profilbild. Es gab sogar einen eigenen Zustand dafür, dass mein Approve als Geschäftsführer noch fehlte.

Danach tat sich in diesem Repository lange wenig: 79 Commits im Jahr 2021, 36 im Jahr 2022, 67 im Jahr 2023. Im Juni 2024 kam ein neues Backend auf Basis von Symfony dazu, mit Webhooks, über die Jira und Bitbucket sofort Bescheid geben, wenn sich etwas ändert. Im Dezember 2024 folgten die wiederkehrenden Tickets. Und im März 2025 haben plötzlich mehrere Leute aus dem Team gleichzeitig an Robothomas gebaut: 191 Commits in einem einzigen Monat, mehr als in den Jahren 2022 und 2023 zusammen.

Seitdem kennt die Kurve nur eine Richtung. 2025 waren es 1.164 Commits, 2026 bis zum 8. November schon 3.491, allein im Oktober 835. Seit Mai 2026 arbeiten oft mehrere KI-Agenten gleichzeitig an Robothomas, jeder in seiner eigenen Kopie des Repositories. Was sie fertig haben, führen sie über einen gemeinsamen Integrationszweig zusammen. Wie wir arbeiten, steht in einer eigenen Skill-Bibliothek für Claude Code, die seit Dezember 2025 wächst: ein Ticket umsetzen, die eigene Änderung reviewen, einen Nachweis ins Ticket schreiben.

Commits messen natürlich keine Leistung. KI-Agenten committen kleinteiliger als Menschen, und ein Commit kann eine Zeile sein oder ein ganzes Feature. Aber die Kurve zeigt ziemlich gut, wie sehr sich das Tempo verändert hat.

Das Telefon. 2023 hat Robothomas bei jedem Urlaub ein Ticket angelegt, damit jemand die Weiterleitung in der Telefonanlage umstellt. Im Juli 2026 sind unsere Kontakte in eine eigene App in Robothomas umgezogen. Seit Oktober nimmt ein KI-Telefonassistent unsere Anrufe an: Er erkennt, wer anruft, prüft, wer aus dem Team gerade erreichbar ist, und verbindet weiter oder legt ein Rückruf-Ticket mit Zusammenfassung und Transkript an. Eine Woche nach dem Start kamen auch die Telefon-Statistiken schon aus Robothomas statt aus der alten Anlage. Im Code taucht die alte Telefonanlage heute fast nur noch in der Dokumentation auf.

Der Urlaub. 2023 lief ein Urlaubsantrag als Ticket durch Jira, und Robothomas hat den Text für die Abwesenheitsnotiz vorgeschlagen. Im Januar 2026 hat er gelernt, wie viel Resturlaub jeder hat. Seit Anfang November stellt man den Antrag direkt in Robothomas, in der Mitarbeiter-App, im Admin oder über einen KI-Agenten. Ein Regelwerk legt fest, wer freigeben muss, offene Anträge erinnern werktags dreimal am Tag, und mit der Freigabe passiert der Rest von selbst: Die Urlaubstage werden verbucht, in Jira entsteht ein Epic, bei längerer Abwesenheit ein Übergabeticket, die Abwesenheitsnotiz wird gesetzt und das Team per Slack informiert. Vorgeschlagen wird da nichts mehr.

Zwischen 2023 und heute lagen viele kleine Runden, die man von außen nie sieht: Teilzeitkräfte, Feiertage, die auf einen freien Tag fallen, ein halber Tag Sonderurlaub an Heiligabend. Genau an solchen Ausnahmen scheitert die erste Version fast jeder Automatisierung.

Die Pull-Requests. 2021 hat Robothomas sie angezeigt, 2023 an fehlende Reviews erinnert und den Code automatisch veröffentlicht, sobald alle unsere Regeln erfüllt waren. Heute setzen KI-Agenten Tickets selbst um, lassen ihre Änderung vor dem Push von mehreren spezialisierten Prüfern reviewen und führen sie zusammen. Seit Oktober verteilt der LuluHive markierte Tickets an Worker auf eigenen Rechnern, die jede Aufgabe in einer isolierten Kopie des Repositories bearbeiten.

Die erste Version einer Automatisierung kümmert sich um den Normalfall. Der Normalfall ist aber selten das Problem, sonst hätte ihn niemand automatisieren wollen. Sobald die erste Ausnahme danebengeht, fängt das Team an, alles nachzuprüfen, und dann kostet die Automatisierung mehr Zeit, als sie spart.

Die zweite Version kennt die Ausnahmen, ist aber noch eine Insel. Zwischen den Systemen sitzt weiterhin ein Mensch, der Daten von hier nach dort trägt: aus dem Urlaubsantrag in den Kalender, aus dem Kalender in die Telefonanlage, aus der Telefonanlage ins Ticket.

Erst die dritte Version hängt an ihren Nachbarn. Ein Auslöser stößt eine ganze Kette an, und der Mensch ist nicht mehr der Klebstoff zwischen den Werkzeugen. Die vierte Version räumt dann auf: Der alte Weg verschwindet, und niemand macht es mehr „sicherheitshalber“ noch einmal von Hand. Erst dann ist die Zeit wirklich gespart.

Wer nach der ersten Runde aufhört, hält Automatisierung für überbewertet. Ich verstehe das, ich hätte 2023 nach den Tickets für die Telefonanlage auch aufhören können. Aber jede Runde hinterlässt Schnittstellen und Daten, auf denen die nächste aufbaut. Das habe ich damals schon geschrieben, und heute stimmt es mehr denn je.

Robothomas ersetzt keine Werkzeuge, er verbindet sie: Jira, Tempo, Confluence, Bitbucket und Slack, die Kontoumsätze von Qonto, PayPal und der Volksbank, Twilio und den Sprachassistenten von Retell. Auf robothomas.de stellen wir fünf Abläufe vor, die bei uns jeden Tag ohne Handarbeit laufen: den Urlaubsantrag, die Monatsrechnung vom gebuchten Stundenzettel bis zum Zahlungseingang, das Telefon, die wiederkehrenden Tickets und die Cloud-Worker aus dem LuluHive.

Dahinter stecken über 150 Werkzeuge für KI-Agenten und über 80 Hintergrundaufgaben, die der Scheduler von allein ausführt. Jede Minute schaut Robothomas nach, was gerade fällig ist. Im Repository liegen inzwischen über 20 eigene Apps, von der Mitarbeiter-App über den Liquiditätsplan bis zum Planning Poker.

Warum also ein Produkt? Weil die Routinen, die uns Zeit gekostet haben, keine Lulububu-Spezialität sind. Urlaubsanträge, Monatsrechnungen, Rückrufe und wiederkehrende Aufgaben gibt es in jeder Firma, und ich glaube, die meisten stecken damit irgendwo in Runde eins oder zwei. Wir haben für unsere eigenen Abläufe schon mehrere Runden hinter uns. Andere müssen nicht wieder bei null anfangen.

Richtig spannend wird es, seit KI-Agenten mit Robothomas arbeiten können. Seit Juli 2026 hat Robothomas einen MCP-Server: Über das Model Context Protocol rufen Agenten wie Claude seine Werkzeuge direkt auf. Angefangen hat das als reiner Lesezugriff auf den Liquiditätsplan und die wiederkehrenden Tickets. Heute legt ein Agent auf Zuruf den Entwurf einer Monatsrechnung samt Stundenzettel an, sucht in Meeting-Transkripten, trägt einen Urlaubsantrag ein oder rechnet im Liquiditätsplan durch, was eine weitere Einstellung für unseren Kontostand bedeutet.

Die wichtigste Regel dabei steht auf robothomas.de in einem Satz: „KI darf viel. Aber nur, was erlaubt ist.“ Jedes Werkzeug prüft die Rolle dessen, der es aufruft. Was sich nicht zurücknehmen lässt, etwa eine Rechnung zu finalisieren, zu stornieren oder zu versenden, braucht das ausdrückliche Ja eines Menschen. Und ein einziger Notschalter sperrt alle schreibenden Wege der Rechnungsstellung.

Dazu kommt der Effekt, der mich selbst am meisten überrascht hat: Robothomas hilft inzwischen dabei, Robothomas zu bauen. Er speichert zu erledigten Tickets eine Bewertung von Komplexität und Aufwand, und der LuluHive holt sich markierte Tickets, arbeitet sie ab und meldet den Stand über Robothomas zurück an Jira. Jede Runde macht die nächste billiger.

2023 habe ich geschrieben, dass wir es bisher vermieden haben, einen eigenen Projektmanager einzustellen, weil jedes Mal, wenn wir einen gebraucht hätten, eine neue Stufe unserer Automatisierung kam. Heute steht auf der Webseite von Robothomas: Der automatische Projektmanager. Und ich glaube, wir stehen erst am Anfang. Sobald die Daten und Werkzeuge einer Firma einmal sauber verbunden sind, kann ein Agent sie auf eine Art kombinieren, die nie jemand einzeln programmiert hat. Ehrlich gesagt finde ich genau diesen Teil unfassbar.

Wenn es in eurer Firma eine Routine gibt, die jede Woche Zeit frisst und bei der ihr schon lange denkt, dass das doch eigentlich ein Computer machen könnte: Schaut auf robothomas.de vorbei oder schreibt mir. Zeigt uns den Ablauf, der heute noch von Hand läuft, dann zeigen wir euch, was Robothomas davon schon kann.

Und falls ihr gerade selbst an einer Automatisierung sitzt, die sich einfach nicht lohnen will: Gebt ihr noch zwei Runden.