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Aus dem Leben eines Bildschirmarbyters

Vorwort

Manch einer hat es vielleicht schon der Presse entnommen: nach der gescheiterten Socialbit GmbH ist die Lulububu Apps UG (haftungsbeschränkt) mein erneuter Schritt in die Selbstständigkeit. Darüber hinaus war ich in meiner fast achtjährigen Karriere bei der Socialbit GmbH an zwei weiteren Unternehmungen beteiligt und in einer davon sogar als Geschäftsführer tätig. An dieser Stelle nun - auch, weil ich das öfter gefragt werde - ein paar Tipps und Erfahrungen, die ich in dieser Zeit gesammelt habe.

Dieser Artikel ist natürlich keine Rechts- oder Steuerberatung. Abschließende Fragen hängen oft von Details der betroffenen Unternehmung ab, die letztlich nur ein entsprechend ausgebildeter Rechtsanwalt oder Steuerberater verbindlich klären kann.

UG-Checkliste

  • Musterprotokoll anpassen und notariell beglaubigen lassen
  • Konto eröffnen und Stammkapital einzahlen
  • Richtige Rechnung für Handelsregistereintragung bezahlen
  • Gewerbe bei der Stadt melden
  • Geschäftsführer anstellen
  • Versicherungen abschließen
  • Liquidität im Auge behalten und bestmöglich absichern

Was ist eine UG?

"UG" steht für Unternehmergesellschaft und stellt im großen und ganzen eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) dar, mit dem Unterschied, dass zur Gründung mindestens ein Euro, anstatt 25.000€ benötigt werden. Eine tragbare Alternative stellt in manchen Fällen auch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) dar, aber auch hier muss im Einzelfall entschieden und im Zweifel ein geschulter Berater hinzugezogen werden. Da ich mindestens mittelfristig auch eigene Projekte veröffentlichen möchte und mich mit dieser Rechtsform schon sehr gut auskenne, habe ich wieder die UG gewählt.

Wie gründet man eine UG?

Eine UG wird grundsätzlich bei einem Notar errichtet und es empfiehlt sich, etwas mehr als einen Euro Stammkapital zu erbringen. Ansonsten ist die Firma direkt mit der Forderung vom Bundesanzeiger theoretisch wieder insolvent. In Lulububu Apps UG (haftungsbeschränkt) habe ich 1200€ privates Geld als Stammeinlage eingebracht. Ich halte damit 100% der Anteile an der neu gegründeten Gesellschaft und bin der einzige Gesellschafter.

Die Gründung ist sehr günstig, wenn nach dem sogenannten Musterprotokoll gegründet wird. Hier sind die Angebote der örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK) eine gute Anlaufstelle, wie beispielsweise auch das Angebot der IHK Weingarten zeigt. Das Musterprotokoll stellt den Gesellschaftsvertrag dar und ist in dieser Form sehr kurz gehalten. Das ist bei einem Gesellschafter kein Problem, da dieser letztlich immer die einstimmige Mehrheit hat, um den Gesellschaftervertrag auch nachträglich an neue Gegebenheiten anzupassen.

Die tatsächlichen Kosten variieren je nach Notar, ich hatte aber noch keine Rechnung über 160€ auf dem Tisch. Wird vom Musterprotokoll abgewichen, werden automatisch die Tarife der GmbH angewandt. Das Musterprotokoll regelt auch, wer die Kosten für die Gründung trägt. Hier kann also vor allem bei geringem Stammkapital auch der Gesellschafter persönlich einbezogen werden. Aber auch das ergibt erst wirklich Sinn, wenn Gesellschafter und Geschäftsführer nicht dieselbe Person sind.

Eintragung Handelsregister

Der für die Errichtung der UG beauftragte Notar sollte im Regelfall auch direkt die Eintragung ins Handelsregister vorbereiten. Diese kann aber erst durchgeführt werden, wenn das Stammkapital vollständig auf ein Konto der neu gegründeten Firma eingezahlt wurde und ein Nachweis dafür vorliegt. Darum gilt: Nach dem Notar-Termin schnellstmöglich ein entsprechendes Bank-Konto eröffnen und den im Gesellschaftervertrag definierten Betrag einzahlen. Der Notar benötigt anschließend einen Nachweis, für den der Kontoauszug aber meistens reicht. Die meisten Banken können aber auf Wunsch und gegen eine geringe Gebühr auch eine entsprechende Bestätigung formulieren.

Mit der Eintragung ins Handelsregister kommen fünf bis zehn Briefe von dubiosen Registern wie beispielsweise "Unternehmensinformationen Verwaltung und Zentrale", "Identifikationsdatenbank für Gewerbe und Industriebetriebe" oder "Büro für Gewerberegistrierung Registrierung gewerblicher Einträge" an, die meist einen sehr hohen Betrag in Rechnung stellen. Sie sind im weitesten Sinne Betrug mit dem Ziel, unwissenden Gründern direkt das Geld aus der Tasche zu ziehen. Diese Rechnungen dürfen nicht bezahlt werden. Die einzig richtige Rechnung ist - in meinem Fall - von der Landesoberkasse Baden-Württemberg und schlug mit 150€ zu Buche.

Gewerbeanmeldung bei der Stadt

Auch die Stadt möchte über die neue Unternehmung informiert werden. Durch die Eintragung im Handelsregister werden die Mühlen des örtlichen Finanzamtes ohnehin in Gang gesetzt. Die Gewerbeanmeldung muss aber selbstständig durchgeführt werden. Ein Versäumnis ist zwar nicht schlimm, wird aber mit einer geringen Strafzahlung geahndet. Als frischer Gründer sollte man bemüht sein, keine unnötigen Kosten für seine neue Unternehmung zu generieren und das Gewerbe zügig anmelden.

Ich habe hier meinen Steuerberater hinzugezogen da ich mir das Ausfüllen des vom Finanzamt geforderten Formulars mit etwa 230 Feldern nicht zutraue. Außerdem kann ein gut organisierter Steuerberater das Formular schon vorausgefüllt aus seiner Software generieren. Die Kosten für diese Anmeldung variieren - in Weingarten musste ich 20€ bezahlen.

Mein UG-Schriftverkehr nach einem Monat

Geschäftsführervertrag

Der nächste Schritt ist die eigene Anstellung als Geschäftsführer. Als Gesellschafter ist das möglich. Auf dem Vertrag unterschreibt dann letztlich ein und die selbe Person als Gesellschafter und Geschäftsführer. Hier gibt es auch bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) entsprechende Vorlagen. Wichtig ist nur: Das gesetzte Gehalt sollte sich nicht allzu oft ändern, sonst besteht das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung. Es sollte also im Vorfeld schon ein grober Plan über die zu erwartenden Umsätze und entsprechend für Gehälter zur Verfügung stehende Mittel existieren.

Bei einem einzigen Geschäftsführer, der auch Gesellschafter ist, muss der Vertrag nicht zwingend alle Szenarien abdecken, da es letztlich die selbe Person ist, die im Zweifel Änderungen am Vertrag vornehmen kann. Spätestens aber bei einem zweiten Gesellschafter oder Geschäftsführer sollte der Vertrag schon initial von einem Anwalt geprüft worden sein.

Versicherungen abschließen

Als letzten wichtigen Schritt empfehle ich unbedingt das Abschließen aller wichtigen Versicherungen, die die neue Firma - und am besten auch den Geschäftsführer privat - schützen. Dazu gehört unbedingt eine Haftpflichtversicherung, eine Elektronikversicherung und jenachdem, ob ein Büro angemietet wurde, auch eine entsprechende Versicherung dafür. Darüber hinaus habe ich in meinem Fall noch eine Versicherung gegen Schäden durch Hackerangriffe sowie Schäden, die meine Kunden durch Programmierfehler oder selbstverschuldete Verzögerungen meinerseits erleiden, abgeschlossen. Die dafür notwendigen Prämien belaufen sich auf etwa 800€ im Jahr.

Keep calm and stay organized

Darüber hinaus ist es zu empfehlen, zügig allgemeine Geschäftsbedingungen zu formulieren und alles, was in vielleicht auch sehr später Zukunft einen Konflikt darstellen könnte, schon sehr früh schriftlich zu klären - inklusive der Unterschriften aller beteiligten Parteien. Das schafft Sicherheiten, Klarheit und im Zweifel auch Schutz in einem eventuellen Gerichtsverfahren. Dokumentierte Beweise sind hier, und vor allem im Umfeld der Softwareentwicklung, außerordentlich wichtig. Ein Richter kann im Zweifel keine hochtechnisierten Szenarien und Umstände bewerten und muss sich entsprechend auf solche Dokumente verlassen.

Natürlich umfasst das neben entsprechenden Abkommen mit Kunden auch ähnliche Vereinbarungen mit Mitarbeitern. Das heißt: Saubere und faire Verträge, die auf jeden Fall von einem fachkundigen Anwalt überprüft und auf die Firma und ihre Zwecke abgestimmt wurden. Außerdem sollte zu jedem Zeitpunkt die aktuelle Liquidität- also das tatsächlich auf dem Konto vorhandene Kapital - im Hinterkopf sein um bei Zahlungsausfällen oder -Verzögerungen rechtzeitig reagieren und mit Kunden in den Kontakt treten zu können.

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