Durch meine Position als Geschäftsführer bei der App-Agentur Lulububu und erster Vorstand bei dem Makerspace Toolbox Bodensee e.V. habe ich am Tag mit etwa 200 bis 300 E-Mails zu tun, die ich selbstverständlich auch effizient und vor allem sinnvoll priorisiert bearbeiten sollte.

Viele davon sind natürlich von Software generiert und im Vergleich zu einer neuen Kundenanfrage eher unwichtig. So bekomme ich im Zweifel jede drei Minuten einen elektronischen Hinweis, wenn das Monitoring-System von Lulububu einen Fehler in einem unserer Systeme feststellt. Ein solcher Alarm kann beispielsweise sein, dass bei Werbung vorbei zwischen 08:00 und 23:00 Uhr für über eine Stunde keine Werbung im deutschen Free-TV erkannt wurde - ein Fall den es nicht geben kann und ein klarer Hinweis auf eine zu prüfende Fehlfunktion ist.

Davon abgesehen bekomme ich auch von der Lulububu-Projektmanagement-Software JIRA bei jeder Aktion meiner Mitarbeiter - also jedem Kommentar oder Dateiupload - eine E-Mail. Da ich über alle Projekte und deren Status im Bilde sein möchte, sollte ich auch diese E-Mails entsprechend im Blick haben und nicht einfach als "gelesen" markieren.

Seit meiner Zeit als Geschäftsführer bei Socialbit verwende ich eigentlich das selbe System zur Verwaltung meiner E-Mails. Inspiriert ist dieses auch von Christopher Turchin, dem Geschäftsführer der DAM Group GmbH. Mit dem Verlust der Socialbit GmbH habe ich mein System allerdings entschlackt: Früher hatte ich für jede Webseite und jedes Projekt pro Quartal und Jahr einen Ordner, mittlerweile pflege ich nur noch einen Ordner für jedes Projekt oder jede Domain.

Ich praktiziere dieses System nun seit über 10 Jahren und gebe zu, dass der initiale Aufwand, die ganzen Regeln und Ordner anzulegen ein Hindernis darstellt. Vor allem die initiale Einrichtung ist eine Herausforderung. Mittlerweile lege ich allerdings maximal alle ein bis zwei Wochen eine fehlende Regel an oder ergänze ein neues JIRA-Projekt. Ab und an kommt es natürlich zu Fehlern oder falsch oder zu früh einsortieren E-Mails. Ich würde hier allerdings mit gutem Gewissen behaupten, dass die Fehlerquote - zumindest bei mir - bei etwa 0,01% liegt. Jede 10000. E-Mail landet also im falschen Ordner.