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Aus dem Leben eines Bildschirmarbyters

200 E-Mails pro Tag

Durch meine Position als Geschäftsführer bei der App-Agentur Lulububu und erster Vorstand bei dem Makerspace Toolbox Bodensee e.V. habe ich am Tag mit etwa 200 bis 300 E-Mails zu tun, die ich selbstverständlich auch effizient und vor allem sinnvoll priorisiert bearbeiten sollte.

Viele davon sind natürlich von Software generiert und im Vergleich zu einer neuen Kundenanfrage eher unwichtig. So bekomme ich im Zweifel jede drei Minuten einen elektronischen Hinweis, wenn das Monitoring-System von Lulububu einen Fehler in einem unserer Systeme feststellt. Ein solcher Alarm kann beispielsweise sein, dass bei Werbung vorbei zwischen 08:00 und 23:00 Uhr für über eine Stunde keine Werbung im deutschen Free-TV erkannt wurde - ein Fall den es nicht geben kann und ein klarer Hinweis auf eine zu prüfende Fehlfunktion ist.

Davon abgesehen bekomme ich auch von der Lulububu-Projektmanagement-Software JIRA bei jeder Aktion meiner Mitarbeiter - also jedem Kommentar oder Dateiupload - eine E-Mail. Da ich über alle Projekte und deren Status im Bilde sein möchte, sollte ich auch diese E-Mails entsprechend im Blick haben und nicht einfach als "gelesen" markieren.

Viele Ordner und automatische Filter

Seit meiner Zeit als Geschäftsführer bei Socialbit verwende ich eigentlich das selbe System zur Verwaltung meiner E-Mails. Inspiriert ist dieses auch von Christopher Turchin, dem Geschäftsführer der DAM Group GmbH. Mit dem Verlust der Socialbit GmbH habe ich mein System allerdings entschlackt: Früher hatte ich für jede Webseite und jedes Projekt pro Quartal und Jahr einen Ordner, mittlerweile pflege ich nur noch einen Ordner für jedes Projekt oder jede Domain.

So habe ich in jedem Postfach für jeden Buchstaben (also a , b und so weiter) einen Ordner. Für jede Webseite, auf der ich registriert bin und nennenswert viel E-Mails erwarte, erstelle ich einen Unterordner mit dem Namen der Domain. Nach diesem Prinzip existiert beispielsweise der Ordner dhl.com im Überordner d oder der Ordner facebook.com im Überordner f . Alle anderen E-Mails lösche ich oder verschiebe sie in den Ordner _various .

Screenshot: Mein Ordner für dhl.com

Die eigentliche Arbeitserleichterung kommt jetzt durch den Einsatz von serverseitigen Spamfiltern. Bei meinem Hoster All-Inkl können im Webmail-Interface einfache Filter angelegt werden, die ich auch für die Sortierung meiner E-Mails nutzen kann. Im Beispiel werden so alle E-Mails, in deren Absender dhl.de oder dhl.com steht, in den Ordner d/dhl.com verschoben und erscheinen dann auch nicht mehr im Posteingang. Im Posteingang sind somit nur noch E-Mails von mir bisher unbekannten Absendern um die ich mich vermeintlich zuerst kümmern sollte.

Screenshot: Mein Filter für dhl.de

Bei Lulububu sind das beispielsweise E-Mails von Kunden. Hier muss ich außerdem dafür sorgen, dass E-Mails von JIRA im richtigen Ordner landen. Das klappt dann nicht mehr über den Absender, da dieser immer @lulububu.atlassian.net lautet. Da aber prinzipiell in jeder automatisch erstellten E-Mail ein projektbezogener Text vorhanden ist, prüfe ich in dieser Regel einfach ob [JIRA] (WV- oder mentioned you on WV- im Betreff der E-Mail vorkommt. Das WV- ist in diesem Fall der Projektschlüssel von Werbung vorbei.

Screenshot: Mein Filter für das werbung-vorbei-Projekt

Neben einem übersichtlichen Posteingang habe ich somit auch alle E-Mails sinnvoll in Ordnern gruppiert und kann neue E-Mails beispielsweise gesammelt für ein Projekt abarbeiten und muss mich nicht für jede einzelne E-Mail in die jeweiligen Projekte denken. Das spart neben Zeit bestimmt auch ordentlich an geistigen Ressourcen, die ich anderweitig besser investieren kann.

Screenshot: Ordner für Projekte und Partner bei Lulububu

Fazit

Ich praktiziere dieses System nun seit über 10 Jahren und gebe zu, dass der initiale Aufwand, die ganzen Regeln und Ordner anzulegen ein Hindernis darstellt. Vor allem die initiale Einrichtung ist eine Herausforderung. Mittlerweile lege ich allerdings maximal alle ein bis zwei Wochen eine fehlende Regel an oder ergänze ein neues JIRA-Projekt. Ab und an kommt es natürlich zu Fehlern oder falsch oder zu früh einsortieren E-Mails. Ich würde hier allerdings mit gutem Gewissen behaupten, dass die Fehlerquote - zumindest bei mir - bei etwa 0,01% liegt. Jede 10000. E-Mail landet also im falschen Ordner.

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