Ich habe in meiner Zeit als Geschäftsführer bei Socialbit mehrheitlich mit einem Windows-Computer und Office-Produkten gearbeitet - und gelitten, wenn wieder mal eine E-Mail von einem Kunden kam, der die vorinstallierte Mail.app von Apple verwendet hat. Warum? Apple hielt und hält es für eine gute Idee, Anhänge in den Text der E-Mail einzubetten, anstatt die Anhänge getrennt vom gesamten Text auch als solche zu deklarieren.

Hängt also eine Datei, ganz egal ob PDF oder Bild, im Text, wird die E-Mail von der Mail.app korrekt getrennt und als sogenannte Multipart-E-Mail verschickt. Die E-Mail ist aus technischer Sicht also komplett leer und hat nur noch Anhänge. Eine E-Mail mit einem langen Text und einer PDF-Datei "in der Mitte" besteht somit aus zwei HTML- und einem PDF-Anhang. Outlook und quasi jeder andere E-Mail-Client stellt dann den ersten HTML-Anhang als normalen E-Mail-Text dar und alle weiteren als echten Anhang.

Schickt mir ein Kunde oder eine Agentur also mehrere Anhänge in einer E-Mail und hat eventuell sogar noch die Anhänge belanglos nach dem Verfassen des eigentlichen Textes vom Finder auf die E-Mail gezogen, endete das auf meiner Gegenseite beim Empfang einer E-Mail, die mit Glück noch mit einem "Hallo Thomas, hier sind die besprochenen Grafiken" anfängt, in einem schwer lesbaren Debakel aus sinnlosen HTML-, PDF-, PNG- und ZIP-Anhängen.

Durch die PDF-Datei zerstückelt kommt der Rest der Signatur als HTML-Anhang an.

Der Anhang Unbenannte Anlage 07765.htm enthält in diesem Falle den Rest der Anschrift aus der Signatur. Das ist unnötig und diese Information wird im Zweifel übersehen. Der zweite Anhang mit dem Namen Unbenannte Anlage 07768.htm ist sogar ganz leer. Schon mal im echten Leben leere Pakete verschickt?

Leider gibt es keine Möglichkeit, dieses Verhalten abzustellen. Lediglich die Vorschau innerhalb der E-Mail kann deaktiviert werden, nicht das eigentliche Einbetten des Anhanges in die E-Mail. Ein Plugin, das E-Mail-Anhänge richtig anhängt funktioniert leider nicht mehr, bestätigt mich aber immerhin darin, dass ich wohl nicht der einzige Mensch bin, der sich über diesen Umstand aufregt. Damit bleibt nur der Umstieg auf ein von Dritten entwickeltes E-Mail-Programm oder schlichtweg das Akzeptieren dieses Umstandes.

Ich habe mich mit diesem Umstand angefreundet und versuche, kleinere Dateianhänge einfach unter meine eigene Signatur zu ziehen. Dadurch wird meine E-Mail im Zweifel so zerteilt, dass der Text im Ganzen ankommt, dann meine angehängte Datei folgt und dann der Rest der E-Mail, der meist auch die Historie enthält, als weiterer Anhang auftaucht.

Da Dateianhänge aber meistens ohnehin für Probleme sorgen und je nach Größe auch überhaupt nichts in einer E-Mail verloren haben, empfehle ich, für alle Daten, die von Textdokumenten abweichen, Dienste wie WeTransfer oder Dropbox zu verwenden. Der Empfänger kann die Datei dann über einen mitgeteilten Link bequem und vor allem erst bei Bedarf herunterladen. Auch der Spam-Filter bewertet den Link unkritischer als einen Dateianhang und das Postfach bleibt schlank. Eine E-Mail sollte eine Größe von wenigen Megabyte nicht überschreiten. Meiner Meinung nach vertretbar sind E-Mails bis zu einer Größe von 10 MB. Die Telekom setzt diese Grenze sogar auf 35 MB.